A propos de KCE

Le Centre Fédéral d’Expertise des Soins de Santé ou KCE (contraction de ‘Kenniscentrum’ et ‘Centre d’Expertise’) est un organisme d’intérêt public du niveau fédéral. Son rôle, au travers de ses analyses et études scientifiques, est de conseiller les pouvoirs publics lorsqu’ils doivent prendre des décisions ayant trait aux soins de santé et à l’assurance-maladie.

Les travaux du KCE s’inscrivent dans quatre grands domaines:

  • L’analyse des pratiques cliniques et le développement de recommandations de bonne pratique clinique (Good Clinical Practice)
  • L’évaluation des nouvelles technologies médicales et des traitements médicamenteux (Health Technology Assessment)
  • L’organisation et le financement des soins de santé (Health Services Research)
  • La réalisation de manuels précis pour la réalisation de travaux de recherche de qualité (Method)

Tous les chercheurs du KCE, environ une quarantaine, ont une formation universitaire, et nombre d’entre eux sont titulaires d’un doctorat. Grâce au caractère multidisciplinaire de son équipe, le KCE peut traiter des questions très diverses sous un angle médical, économique, social, juridique et éthique.

« Je suis très enthousiaste et positive par rapport à la collaboration avec PlanningForce, spécialement en ce qui concerne leur réactivité, la rapidité des réponses fournies, la disponibilité des interlocuteurs. »

Le défi de KCE

KCE disposait d’un outil de création de projets basique. Celui-ci permettait de créer des projets et d’y enregistrer du temps. Toutefois, le KCE ne disposait pas d’outil lui permettant de prévoir et de visualiser l’implication de ses experts sur les différents projets. Or, un des problèmes auquel était confronté le KCE était qu’à certaines périodes, les ressources étaient sur-allouées et, à l’inverse, qu'à d’autres, elles étaient sous-allouées.

De plus, les projets étant de plus en plus nombreux et surtout plus complexes, pour un nombre de chercheurs quant à lui relativement stable, les chercheurs ont été amenés à devoir travailler sur 3 ou 4 projets en parallèle.

Enfin, certains projets ou parties de projets sont sous-traités à des experts externes. Le choix de sous-traiter dépend entre autre de la disponibilité des ressources en interne. Dès lors, disposer d'une vue réaliste sur l'occupation prévisionnelle des chercheurs internes est primordial.

En outre, la priorité des projets peut être modifiée complètement du jour au lendemain. Sans aucune vue sur l’utilisation et l’implication des chercheurs, il devient quasi impossible de gérer les imprévus.

Pour pallier à ces lacunes, un cahier spécial des charges a été émis fin 2013 pour un nouvel outil logiciel de management de projets. Ce logiciel devait être intégré et interfacé avec les logiciels internes actuellement utilisés par le KCE afin de réduire la duplication d'informations et d’améliorer l'efficacité des processus administratifs.

Le choix de KCE

Après avoir analysé les performances de trois solutions, le choix final s’est porté sur PlanningForce qui a obtenu le meilleur score en termes de rapport qualité/prix parmi les solutions retenues.

Les capacités d'intégration de PlanningForce avec les logiciels internes a aussi été un élément déterminant dans ce processus de sélection.

L'implémentation

Au cours d’une première phase, les consultants de PlanningForce ont accompagné et guidé l’équipe du KCE pour la mise en place d’une méthodologie de travail. En effet, l’équipe de projets composée de deux Directrices Gestion du programme d'études (de type Program Manager) et trois Project Coordinators, venait d’être mise en place quelques mois avant le début de l’implémentation de PlanningForce.

Il était donc important de prendre le temps d’harmoniser les différents concepts entre les interlocuteurs et de créer un socle de compréhension et de connaissances commun.

Parallèlement, un modèle de données a été élaboré, en étroite collaboration avec l’équipe du KCE. Il est en effet très important d’alimenter en amont le portfolio au mieux.
L’intégration avec les logiciels existants, que ce soit le logiciel de comptabilité ou le logiciel HR, s’est faite en parallèle de cette première phase.

Pour aborder la phase 2, le déploiement, un groupe de tests composé d’un petit panel d’utilisateurs finaux a été mis en place. Ceux-ci ont reçu une formation et ont pu utiliser l’outil pendant la période de tests. Cette approche a été très fructueuse sur plusieurs aspects :

  • Ils sont devenus des utilisateurs convaincus et ont ainsi pu convaincre leurs collègues quant aux avantages de PlanningForce
  • Ils ont donné un feedback très intéressant sur la façon dont certains points devraient communiqués lors du training général : sur quels points insister, quels points étaient plus compliqués à appréhender, quelles attentes gérer, etc.

« Le KCE est une organisation où la matière première est la connaissance et le partage de celle-ci. La prise en compte de l’aspect humain était donc primordiale dans la manière de promouvoir cette nouvelle solution », nous explique Kristel De Gauquier, Directrice Gestion du programme d'études.



« La gestion du changement a été un aspect important dans le projet »



Dans d'autres projets, cet aspect avait été sous-estimé par le KCE. « Il est difficile de se rendre compte de l’impact que peut avoir le changement d’un logiciel ».

Il est évident que le rôle du chef de projet dans la gestion du changement est fondamental. « Si un consultant externe était venu dire faites « comme ci » ou « comme ça », ça ne serait pas passé ».

Au KCE, Kristel De Gauquier (chef de projet par rapport à l’implémentation de PlanningForce), s’est investie totalement et avec enthousiasme.

Sa connaissance du fonctionnement interne de l’entreprise et des collaborateurs fut essentielle.

Grâce à l’étroite collaboration entre le chef de projet, ses collègues et les consultants de PlanningForce, ces aspects de gestion du changement ont été pris en compte à chaque étape et lors de chaque communication aux personnes impliquées.

Les résultats

Grâce à une définition précise des rôles et des compétences de chaque expert dans PlanningForce, l’allocation des experts sur les différents projets est gérée de manière optimale.

D’une part, le planning généré est réaliste, tenant compte de toutes les contraintes et sans sur-allocation.
D’autre part, la Direction Gestion du programme d'études et son équipe de Project Coordinators ont une vue précise, entre autres choses, sur « qui est impliqué sur quoi » et « reste-t-il de la marge ? ».

L’équipe peut ainsi communiquer efficacement à ses différents Stakeholders, comme par exemple la date à laquelle certains experts aux compétences très précises seront disponibles.

L’un des Stakeholder a récemment exigé d’ajouter des projets. Grâce à une vue globale sur le planning, ceux-ci ont été ajoutés mais uniquement à des moments compatibles avec les disponibilités des experts.

Certains Stakeholders du niveau fédéral ont désormais directement intégré les résultats globaux du planning ainsi créé par PlanningForce dans leur plan stratégique.

A l’heure actuelle où « le meilleur usage des ressources » est le mot d’ordre pour beaucoup d’organisations, PlanningForce permet de prioriser de manière réaliste et optimale la charge de travail.

En ce qui concerne les utilisateurs finaux, les chercheurs, ils sont satisfaits de leur planning car maintenant ils voient pourquoi telle mission est planifiée avant telle autre et le reste à faire sur chacune des missions en cours.

Dans le logiciel précédemment utilisé, seul un quart des experts complétait ses feuilles de temps. Après seulement trois cycles, c’est-à-dire environ 6 semaines d’utilisation, l’encodage du réalisé dans PlanningForce est parfait.

Avantages cités

  • Planification optimale des ressources en fonction de leurs compétences précises
  • Visualisation sur l’implication des experts dans les projets et sur la marge restante éventuelle
  • Moins de retards
  • Satisfaction des experts et chercheurs qui disposent maintenant d’une vue sur le planning
  • Les encodages du réalisé par les experts sont parfaits
  • Communication transparente vis-à-vis des Stakeholders et gestion plus aisée des changements de priorité et des imprévus

Les next steps

  • Mettre en place un cycle d'améliorations continues (boucle de rétroaction) de sorte à piloter l'organisation avec toujours plus de stabilité dans la prise de décision, notamment en travaillant sur les processus.
  • Définir les rapports permettant de communiquer au mieux au management et aux Stakeholders

Quelques chiffres sur le KCE

Année de création 2002
Nombre d'employés 60, dont 42 chercheurs

Contactez-nous

PlanningForce résout tout type de problème de planification. Partagez votre demande.

Vous souhaitez gagner en performance?
Discutons-en

Contactez nos experts. Ils sont à votre écoute.