A propos de l'INASEP

INASEP (Intercommunale NAmuroise de SErvices Publics) a été créée en 1978. Son activité est orientée sur le secteur de l'eau et aussi vers la gestion des équipements techniques des communes et d'autres partenaires publics. Elle regroupe 38 communes de la Province de Namur, toutes affiliées pour l'assainissement de leurs eaux usées ainsi que Chimay et Ramillies pour le service du bureau d'études.

Les missions d’INASEP sont :
- La distribution d‘eau pour plus de 36.000 abonnés
- L’assainissement de l’eau pour plus de 400.000 habitants
- Laboratoire agréé d’analyse d’eau
- Bureaux d’études techniques spécialisés dans le domaine de l’eau et de l’assainissement
- Etudes aux associés : voiries communales et les aménagements urbains ainsi que dans les techniques de construction, de rénovation, et d'amélioration énergétique des bâtiments communaux.

« PlanningForce est utilisé pour générer un planning réaliste et également comme outil de communication. »

Le défi de l'INASEP

Auparavant, le bureau d’études aux associés n’utilisait aucun outil de planification et ne produisait aucun planning en tant que tel. Cependant le bureau d’études a commencé à recevoir, d’une part, de plus en plus de demandes des associés communaux, avec une exigence de respect des délais et d’autre part, ces demandes provenant des communes arrivaient le plus souvent en grosse majorité à la même période. Une autre particularité de ces demandes étant de faire preuve d'une certaine versatilité.

Le choix d'INASEP

L’INASEP a considéré différents outils de planification. Cependant aucun d’entre eux ne permettait de gérer le nombre élevé de projets que l’INASEP devait traiter. « Vu le volume de projets, le moteur de planification automatique de PlanningForce était un must afin d’optimiser l’utilisation des ressources. Dans les autres outils, le moteur de planification c’est l’utilisateur ! », comme le mentionne Mr de Sutter, Directeur du bureaux d'études.

Les avantages mentionnés par INASEP

  • Lisser le travail et la charge au niveau du Bureau d’études permet une utilisation beaucoup plus rationnelle des ressources
  • Dans PlanningForce, les projets pour les années à venir peuvent être planifiés sans soucis
  • Grâce à PlanningForce, l’INASEP peut, d’une part, donner des délais réalistes aux associés et d’autre part, ces délais contractuels sont beaucoup mieux respectés
  • L’équipe PlanningForce est à l’écoute des besoins et des demandes de INASEP et fait évoluer l’outil en fonction de ceux-ci

Les conseils d'INASEP pour mener à bien le projet

  • PlanningForce est une application très ouverte qui permet de faire énormément de choses. Il faut bien analyser la façon dont on va utiliser cet outil afin d’en tirer le meilleur en fonction des besoins
  • Travailler main dans la main avec l’équipe PlanningForce
  • Il est important d’impliquer dès le début du projet le département IT

L'implémentation

Comme dans d'autres projets d'implémentation, une première phase portant sur les processus a été mise en œuvre.

En effet, puisqu’aucun planning n’était généré ni utilisé, certains changements et adaptations ont dû voir le jour au sein même de l’organisation et ce, sur base du modèle qui a été conçu dans PlanningForce.

Vu le nombre d’utilisateurs assez élevé et provenant de différents départements, une certaine harmonisation quant à la manière dont les projets étaient décrits a été mise en place, de manière à couvrir les besoins des utilisateurs des différents niveaux hiérarchiques et à fournir une information pertinente dans PlanningForce avec le niveau de détails adéquat.

Afin de rencontrer les besoins de l’INASEP, certaines adaptations ont été apportées au logiciel. « L’équipe PlanningForce étant l’éditeur du logiciel, elle a pu faire évoluer l’outil afin de rencontrer les besoins spécifiques de l’INASEP. »

Après cette phase qui a duré six mois, le projet est rentré dans sa phase de production. Celle-ci a elle-même été subdivisée en deux sous-phases:
- la première a concerné les responsables de services et les project managers
- la seconde a concerné les team leaders et les ressources des différents départements

Les résultats

Aujourd’hui, tous les projets et demandes sont introduits dans PlanningForce. Un planning sur plusieurs années reprenant tous les projets est ainsi très aisément généré.

« Grâce à PlanningForce, il est possible d’avoir une vue sur la charge exacte des différentes ressources et donc de pouvoir identifier les disponibilités et les postes qu'il faudra renforcer dans les années à venir. »

Un certain rythme a été mis en place grâce à PlanningForce. Auparavant, les ressources n’avaient pas de vue sur les tâches à venir. Aujourd’hui, elles disposent d’une vue sur les tâches en cours mais aussi sur celles à venir. Elles sont donc beaucoup plus conscientisées quant à l’impact que peut avoir un retard dans l'exécution de leurs tâches.

« PlanningForce est utilisé non seulement pour générer un planning réaliste mais également comme outil de communication. »

Il est utilisé lors des réunions et discussions avec les associés afin d’indiquer objectivement l’impact d’une nouvelle demande sur le planning. Les plannings sous forme graphique sont envoyés aux associés.

Quelques chiffres sur l'INASEP

Date de création 1978
Nombre d'abonnés à la distribution d'eau 36000
Nombre d'habitants bénéficiant de l'assainissement de l'eau 400.000

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